Iscrizione come giornalista

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Informativa sulla privacy di PR Manager

PRgloo Limited (“PR Manager”) rispetta i dati personali (quali titolo, nome, numero di telefono, indirizzo e-mail, ecc.) delle persone da cui raccoglie informazioni e si conforma al Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE 679/2016) (GDPR)/UK (GDPR).

Ti chiediamo di leggere attentamente la presente informativa sulla privacy in quanto contiene importanti informazioni su:

• Chi siamo
• Come e perché raccogliamo, conserviamo, utilizziamo e condividiamo le informazioni personali
• I tuoi diritti
• Come contattare noi e le autorità di vigilanza in caso di reclamo
• Il trasferimento dei tuoi dati personali al di fuori del SEE
• Il marketing
• La sicurezza dei tuoi dati personali
• Modifiche alla politica sulla privacy del nostro sito web

 

1. Chi siamo

PR Manager è una piattaforma software basata sul cloud con sede nel Regno Unito e indirizzo registrato al 186 Shoreditch High St, London E1 6HU, United Kingdom. PR Manager raccoglie, utilizza ed è responsabile di alcune informazioni personali che raccoglie su di te. Quando lo facciamo, siamo regolati dalla legge dell’Unione Europea del Regolamento generale sulla protezione dei dati ((UE) 2016/679) (UK GDPR) e dal Data Protection Act 2018. Ciò significa che siamo responsabili in qualità di “controllore” e “incaricato del trattamento” di tali informazioni personali in relazione a tali leggi.

 

2. Che cos’è PR Manager?

La piattaforma PR Manager è utilizzata dai professionisti della comunicazione di tutto il mondo per gestire le richieste dei media, le dichiarazioni, l’invio di comunicati stampa, la ricerca di giornalisti, la gestione degli stakeholder e tutte le loro attività quotidiane e strategiche. PR Manager è utilizzato da centinaia di organizzazioni, tra cui amministrazioni centrali e locali, aziende del settore pubblico e privato e migliaia di professionisti della comunicazione.

 

3. Le informazioni personali che raccogliamo

a) Informazioni raccolte da noi:

Nel corso della nostra attività, attualmente raccogliamo ed elaboriamo le seguenti informazioni sull’utente, ma solo dopo aver valutato attentamente che l’utente sia interessato a ricevere notizie e informazioni su argomenti che riteniamo possano essere di suo interesse.  Se, dopo la nostra valutazione, riteniamo che tu sia interessato, raccogliamo (ove possibile) le seguenti informazioni da fonti pubbliche e professionali.

Nota bene:  

• Aggiungiamo al nostro database solo i contatti che attualmente lavorano nei media.
• Per la ricerca dei contatti, utilizziamo le informazioni fornite dal giornalista stesso (sul suo sito web, sui suoi profili sui social media, ecc.), dalla testata per cui lavora (di solito nella sezione “Contatti”) o da una fonte di raccolta di notizie attendibile. Non utilizziamo documenti non ufficiali, documenti intesi come privati o documenti relativi alla vita privata di un giornalista.
• Quando la ricerca di un giornalista e le informazioni disponibili su di lui sono troppo scarse per permetterci di creare un profilo adeguato, contattiamo il giornalista via e-mail, telefono o social media per chiedergli se desidera far parte del database e, in caso affermativo, quali informazioni visualizzare sul suo profilo.

Informazioni che memorizziamo:

• Nome
• Pubblicazioni/outlet per cui si lavora
• Indirizzo e-mail professionale
• Numero di telefono fisso professionale
• Numero di cellulare professionale
• Profilo LinkedIn (solo il link)
• Pagina Instagram (solo il link)
• Sito web professionale o pagina del profilo dell’autore della tua pubblicazione (solo link)
• Pagina Facebook (solo link)
• Profilo Twitter (solo link)
• Paese in cui operi
• La nostra migliore approssimazione della portata geografica degli articoli che scrivi
• Gli argomenti di cui scrivi (ricavati dalla cronologia dei tuoi articoli passati o dai tuoi interessi dichiarati, o da entrambe le fonti)
• I tipi di pubblicazioni per cui scrivi (riviste, B2B, giornali, ecc.)
• Il metodo di contatto preferito (compreso “non accetta comunicati stampa”) e
• Una raccolta di articoli riassuntivi che hai scritto (se disponibili) negli ultimi 60 giorni.

 

b) Come e perché raccogliamo le tue informazioni personali

Utilizziamo i nostri ricercatori interni per cercare e raccogliere dati sui professionisti che lavorano attualmente nei media. Raccogliamo questi dati per fornire un database aggiornato di contatti con i media da utilizzare per i nostri clienti. I nostri clienti sono professionisti delle pubbliche relazioni e della comunicazione, che comunicano notizie e aggiornamenti alla comunità dei giornalisti via e-mail, social media, face-to-face o via telefono, utilizzando i dati dei profili professionali dei giornalisti che PR Manager raccoglie o che ci vengono offerti dal giornalista.

I dati personali che trattiamo sono:

• forniti direttamente dall’utente al fine di essere inseriti nel nostro database di contatti dei giornalisti
• raccolti da fonti pubblicamente disponibili
• ottenuti grazie al lavoro del nostro team di ricerca interno
• suggeriti dai nostri clienti

Nota bene: le informazioni che raccogliamo sono informazioni business-to-business.

c) Utilizziamo le informazioni personali per:

• fornire i tuoi dati di contatto ai nostri clienti che potrebbero aver bisogno dei tuoi servizi e che potrebbero contattarti per questi.
• verificare la tua identità
• capire per quale tipo di notizie desideri essere contattato (ove possibile).

 

d) Con chi condividiamo i tuoi dati personali?

Condividiamo i tuoi dati con i nostri clienti che hanno bisogno di comunicare con i media.

Condividiamo inoltre le informazioni personali con le forze dell’ordine o altre autorità pubbliche e con le autorità di regolamentazione se e dove ciò è richiesto dalla legge.

Poiché operiamo a livello globale, potremmo condividere i tuoi dati con destinatari terzi che potrebbero avere sede al di fuori dello Spazio Economico Europeo, al fine di poter fornire i nostri servizi ai nostri clienti e a te.

e) Se le informazioni devono essere fornite dall’utente e, in caso affermativo, perché.

PR Manager utilizza il “Legittimo interesse” come base legale per l’aggiunta di informazioni di contatto nel nostro database di contatti di giornalisti, in quanto riteniamo che le informazioni che i nostri clienti forniscono alla comunità dei giornalisti (notizie e informazioni) siano necessarie ai giornalisti nella loro veste professionale. Poiché utilizziamo l’Interesse Legittimo e non il Consenso, adottiamo anche misure appropriate per garantire che gli interessati siano informati del fatto che abbiamo trattato i loro dati, diamo loro accesso alla nostra politica sulla privacy e diamo loro la possibilità di opporsi, fare domande o personalizzare il loro profilo. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione “Diritto di essere informati“.

f) Come conserviamo i tuoi dati personali

Le informazioni dell’utente sono conservate in modo sicuro nei centri dati del Regno Unito gestiti da Microsoft Azure.

g) Come manteniamo aggiornati i tuoi dati?

La qualità dei dati è pari a quella dei sistemi utilizzati per mantenerli aggiornati. Ci affidiamo in larga misura a 5 metodi:

• Twitter: se una biografia di Twitter cambia, rivediamo automaticamente il tuo profilo. Questo spesso ci fa sapere che hai cambiato redazione o sei uscito del tutto dal mondo del giornalismo.
• Problemi di posta elettronica: Se un comunicato inviato da uno dei nostri clienti non ti raggiunge, rivediamo immediatamente il profilo.
• Avvisi dei clienti: se un cliente ci avvisa del fatto che ti siete trasferito, rivedremo immediatamente il tuo profilo.
• Ricerca propria: se non siamo in grado di tenere traccia di un contatto tramite i mezzi sopra indicati, creiamo anche dei promemoria per rivedere ogni contatto sulla piattaforma non più di una volta ogni 3 mesi.
• Problemi di distribuzione delle e-mail: Se un cliente invia un comunicato a un giornalista e l’e-mail non va a buon fine, il nostro team di ricerca effettuerà immediatamente una ricerca sul profilo del giornalista per verificare se ha cambiato lavoro o ha lasciato il giornalismo. In ogni caso, il loro profilo verrà aggiornato.

 

h) Per quanto tempo saranno conservati i tuoi dati personali

Conserveremo i tuoi dati personali in conformità alle leggi vigenti e per tutto il tempo in cui saremo in grado di stabilire che sei ancora impegnato nel giornalismo. Se stabiliamo che non sei più un giornalista (ad esempio se non hai pubblicato nuovi articoli per 6 mesi o più), contrassegneremo il tuo profilo come “ex-giornalista”, cancelleremo tutte le e-mail e le registrazioni telefoniche e ti ricorderemo di rivedere il tuo profilo tra 6 mesi.

Al termine dei 6 mesi, se non sarai più attivo nel giornalismo, cancelleremo completamente i tuoi dati dai nostri sistemi. Cancelleremo le tue informazioni anche su tua richiesta.

i) Motivi per cui possiamo raccogliere e utilizzare i tuoi dati personali

Per raccogliere, utilizzare, elaborare e conservare i tuoi dati personali ci riferiamo su una serie di termini legali. Questi includono il consenso (che possiamo raccogliere da te quando ti inviamo un’e-mail per confermare la correttezza dei tuoi dati e se acconsenti alla loro conservazione) e il legittimo interesse. Per ulteriori informazioni in merito, ti preghiamo di contattare il nostro Responsabile della Protezione dei Dati (vedi sotto “Come contattarci”).

j) Trasferimento dei tuoi dati personali al di fuori del SEE

Il GDPR (GDPR del Regno Unito) consente il trasferimento di dati personali al di fuori del SEE e del Regno Unito, a condizione che vengano adottate misure di salvaguardia.

Per fornire i nostri servizi, potremmo trasferire le informazioni raccolte in Paesi al di fuori del SEE che potrebbero non fornire un livello adeguato di protezione dei dati simile a quello che si applica nel Paese in cui l’utente potrebbe vivere, e che potrebbero non essere riconosciuti dalla Commissione Europea come fornitori dello stesso livello di protezione dei dati.

In questi casi, il trasferimento dei dati è subordinato alla presenza di garanzie quali le Clausole contrattuali standard della Commissione europea (“SCC”) e l’equivalente britannico.

Se desideri ulteriori informazioni, contatta noi o il nostro Responsabile della Protezione dei Dati (vedi sotto “Come contattarci”).

 

4. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR del Regno Unito, hai diversi diritti importanti. In sintesi, si tratta dei diritti di:

a) Cancellazione dell’iscrizione/obiezione al trattamento

Hai il diritto di annullare l’iscrizione o di opporti al trattamento. In particolare, hai il diritto di

• opporti al fatto che ti contattiamo per aggiungerti al nostro database o per aggiornare i tuoi dati
• opporti al trattamento dei tuoi dati da parte nostra
• revocare il consenso all’utilizzo delle informazioni da parte nostra.
• Il diritto di cancellazione
• Il diritto alla limitazione del trattamento

b) I nostri dati di contatto per l’esercizio del diritto di cancellazione/diritto di opposizione al trattamento

Puoi esercitare i tuoi diritti di cancellazione/diritti di opposizione al trattamento compilando questo semplice modulo: https://onclusive.typeform.com/to/aVpLx2Z8 

Questo ti permetterà di cancellare il tuo nome dal database di PR Manager. Se desideri semplicemente annullare l’iscrizione alla ricezione di notizie inviate da uno dei nostri clienti, puoi fare clic sul link di annullamento dell’iscrizione presente nell’e-mail inviata.

Ti preghiamo di notare che la cancellazione completa dal nostro database significa che potresti essere contattato nuovamente in futuro. Ciò potrebbe accadere, ad esempio, se un ricercatore ti aggiunge nuovamente al nostro database perché ha trovato la tua presenza online attiva. Possiamo invece contrassegnarti come “consenso negato”, il che significa che i tuoi dati di contatto (e-mail, telefono, ecc.) saranno esclusi dal tuo profilo in modo che i nostri clienti non ti contattino.

c) Il tuo diritto di opporvi all’inserimento dei tuoi dati nel nostro database per i nostri clienti.

Hai il diritto di opporti in qualsiasi momento al trattamento da parte nostra dei dati personali che ti riguardano, al fine di inserire i tuoi dati nel nostro database di contatti e renderli disponibili per i nostri clienti che potrebbero essere interessati ai tuoi servizi.  È possibile opporsi a questo tipo di trattamento cliccando sul link fornito di seguito o utilizzando i dettagli di contatto forniti al paragrafo 8 della presente informativa sulla privacy.

https://onclusive.typeform.com/to/aVpLx2Z8 

d) Diritto di opporsi al trattamento sulla base di un interesse legittimo

Se stiamo elaborando i tuoi dati, sulla base dei tuoi legittimi interessi, hai il diritto di opporti in qualsiasi momento per motivi legati alla tua specifica situazione.

Se ti opponi, interromperemo il trattamento dei tuoi dati, a meno che non abbiamo motivi legittimi impellenti per continuare a farlo o a meno che non abbiamo bisogno di continuare di trattare i tuoi dati per l’istituzione, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali.

Puoi opporti a questo tipo di trattamento cliccando sul seguente link:

https://onclusive.typeform.com/to/aVpLx2Z8

e) Il tuo diritto di revocare il consenso

Se ci hai dato il consenso all’utilizzo dei tuoi dati personali, hai il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. Puoi revocare il consenso cliccando qui https://onclusive.typeform.com/to/aVpLx2Z8

f) Diritto di cancellazione

Hai il diritto di chiederci di cancellare i tuoi dati personali senza ritardi ingiustificati se:

• I dati non sono più necessari in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti o altrimenti trattati;
• hai revocato il consenso su cui si basa il trattamento e non esiste più alcun motivo legale per il trattamento;
• eserciti il diritto di opporti al trattamento quando questo è basato su motivi legittimi, o eserciti il diritto di non essere soggetto a una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato (questi diritti sono spiegati in altre parti della presente informativa);
• i dati personali sono stati trattati illegalmente (naturalmente non abbiamo intenzione di effettuare alcun trattamento illegale e facciamo del nostro meglio per evitare qualsiasi trattamento illegale involontario); oppure
• i dati personali devono essere cancellati per ottemperare a un obbligo legale a cui siamo soggetti.

Puoi esercitare questo diritto cliccando sul seguente link: https://onclusive.typeform.com/to/aVpLx2Z8

g) Il tuo diritto alla limitazione del trattamento

In determinate circostanze, hai il diritto di chiederci di limitare il trattamento dei tuoi dati. Il diritto si applica:

• durante un periodo che ci consenta di verificare che i dati dichiarati siano inesatti;
• quando il trattamento è illegale e l’utente si oppone alla cancellazione dei dati personali e richiede invece la limitazione del loro utilizzo (naturalmente non abbiamo intenzione di effettuare alcun trattamento illegale e facciamo del nostro meglio per evitare qualsiasi trattamento illegale involontario);
• quando non abbiamo più bisogno dei dati personali per il trattamento, ma tu hai bisogno dei dati personali per l’istituzione, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali; e
• hai contestato il trattamento basato su un interesse legittimo per un periodo che ci consenta di verificare se i nostri interessi legittimi prevalgono sui tuoi.

Se eserciti tale diritto, il trattamento dei tuoi dati personali sarà limitato a:

• conservazione;
• elaborazione dei dati cui hai acconsentito; e
• elaborazione dei dati per l’istituzione, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali, la protezione dei diritti di altri o per motivi di rilevante interesse pubblico.

Puoi esercitare questo diritto compilando il presente modulo: https://onclusive.typeform.com/to/aVpLx2Z8.

h) Il tuo diritto a un trattamento equo delle informazioni e alla trasparenza sul modo in cui utilizziamo le tue informazioni personali.

i) Il diritto di accesso ai propri dati personali. Ti preghiamo di fornire informazioni sufficienti per identificarti; puoi effettuare tale richiesta inviando un’e-mail all’indirizzo di posta elettronica indicato di seguito:

dpo@prgloo.com  

j) Il tuo diritto di chiederci di correggere eventuali errori nei tuoi dati in nostro possesso. Puoi richiederci di rettificare e correggere qualsiasi dato personale che ti riguardi e che non è corretto, contattandoci all’indirizzo dpo@prgloo.com. Aggiorneremo i tuoi dati personali e li manterremo aggiornati.

Per ulteriori informazioni su ciascuno di questi diritti, comprese le circostanze in cui si applicano, puoi consultare la Guida dell’Information Commissioner’s Office del Regno Unito sui diritti individuali ai sensi del GDPR.

 

5. Manteniamo le informazioni personali al sicuro

Disponiamo di misure di sicurezza adeguate per evitare che le informazioni personali vengano accidentalmente perse o utilizzate o che vi si acceda in modo non autorizzato. Limitiamo l’accesso alle tue informazioni personali a coloro che hanno una reale necessità di accedervi. Coloro che trattano le tue informazioni lo faranno solo in modo autorizzato e sono soggetti a un dovere di riservatezza.

Disponiamo inoltre di procedure per affrontare qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati. Comunicheremo all’utente e a qualsiasi autorità di regolamentazione applicabile una sospetta violazione della sicurezza dei dati entro 72 ore, laddove siamo obbligati per legge a farlo.

Per favore, tieni conto del fatto che, sebbene ci impegniamo al massimo per proteggere la tua privacy e i tuoi dati, non possiamo assicurare o garantire la sicurezza delle informazioni che ci trasmetti via Internet, poiché nessun metodo di trasmissione via Internet o metodo di archiviazione elettronica può essere garantito come assolutamente sicuro.

 

6. Diritto di essere informati

PR Manager utilizza il “Legittimo Interesse” come base legale per l’aggiunta di informazioni di contatto nel nostro database di contatti dei giornalisti, in quanto riteniamo che le informazioni che i nostri clienti forniscono alla comunità dei giornalisti (notizie e informazioni) siano necessarie, desiderate e attese dai giornalisti nella loro veste professionale.

L’articolo 14 richiede che vengano fornite informazioni specifiche all’interessato quando i dati non sono stati ottenuti da quest’ultimo.

Per questo motivo, adottiamo anche misure appropriate per garantire che le persone interessate siano informate del fatto che abbiamo trattato i loro dati, dando loro accesso alla nostra politica sulla privacy, alla possibilità di opporsi, di porre domande o di personalizzare il loro profilo attraverso il nostro processo di comunicazione del Diritto di essere informati.  Tale processo si articola come segue:

• Il ricercatore PR Manager ricerca un contatto
• PR Manager determina se questo contatto debba essere aggiunto o meno al database (utilizzando il test dell’interesse legittimo)
• Se il contatto viene aggiunto al database, e il contatto ha un indirizzo e-mail, il ricercatore invierà un’e-mail di “diritto all’informazione” all’interessato per informarlo che lo abbiamo aggiunto al nostro database, per dirgli come opporsi, come personalizzare il suo profilo, per fornirgli un link alla nostra politica sulla privacy e per fargli domande.
• Se il contatto viene aggiunto al database e non ha un indirizzo e-mail, ma ha un account Twitter con i DM di Twitter aperti, invieremo le informazioni in questo modo.
• Se il contatto viene aggiunto al database e non ha un indirizzo e-mail o un account Twitter attraverso il quale possiamo contattarlo direttamente, proveremo altri metodi (LinkedIn o una citazione su un canale social media, ad esempio), ma questo è vincolato molto se l’interessato sia attivo su questi altri canali. Se non siamo in grado di fornire i dati relativi al diritto di essere informati in modo proattivo, ci assicuriamo che se uno dei nostri clienti invii una e-mail al contatto: i footer delle mail inviate dal nostro tool contengano sempre un link alla presente informativa sulla privacy che include tutte queste informazioni.
• Esamineremo regolarmente tutti i contatti che non siamo stati in grado di contattare tramite questi canali, in modo che se la situazione cambia (e siamo in grado di individuare un indirizzo e-mail o un’altra forma di comunicazione diretta attraverso un canale di social media), invieremo immediatamente queste informazioni.

 

7. Come presentare un reclamo

Ci auguriamo di poter risolvere qualsiasi dubbio o preoccupazione sollevata dall’utente in merito all’utilizzo delle sue informazioni. Se desideri presentare un reclamo, puoi inviarci un’e-mail all’indirizzo dpo@prgloo.com; lo esamineremo in conformità con la nostra procedura di reclamo. Se non sarai ancora soddisfatto, avrai il diritto di presentare un reclamo in qualsiasi momento all’Information Commissioner’s Office (i dettagli dell’ufficio sono forniti di seguito).

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati ti dà anche il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo, in particolare nello Stato dell’Unione europea (o Spazio economico europeo) in cui lavori, vivi abitualmente o in cui si è verificata una presunta violazione delle leggi sulla protezione dei dati. L’autorità di controllo nel Regno Unito è l’Information Commissioner’s Office (ICO), che può essere contattato all’indirizzo https://ico.org.uk/concerns/ o al telefono: 0303 123 1113.

Indirizzo dell’ICO: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, numero di telefono: 0303 123 1113, sito web dell’ICO:

https://www.ico.org.uk 

 

8. Modifiche alla politica sulla privacy di questo sito web

Qualora dovessimo apportare modifiche alla presente informativa sulla privacy che riteniamo importanti, te lo comunicheremo inserendo un avviso sul nostro sito web. Ti consigliamo inoltre di controllare periodicamente la presente informativa per verificare la presenza di eventuali aggiornamenti.

 

9. Come contattarci

In caso di domande sulla presente Informativa sulla privacy, inviare un’e-mail dpo@prgloo.com.

La sede legale di PRgloo è 186 Shoreditch High St, London E1 6HU, United Kingdom
Registrata in Inghilterra e Galles con il numero di società: 08984741
Il numero di registrazione ICO è: ZA076809

 

10. Hai bisogno di ulteriore aiuto?

Se desideri che questa politica del sito web sia in un altro formato (ad esempio: audio, stampa a caratteri grandi, braille), ti preghiamo di contattarci (vedi sopra “Come contattarci”).

PRgloo Limited