Journalist*innen werden heutzutage mit einer Flut von Nachrichten und Emails bombardiert, so dass PR-Materialien leicht untergehen können. Als Fachleute für PR, Kommunikation und Medienarbeit ist es unerlässlich, sich mit Journalist*innen zu vernetzen, aber es ist schwierig, dies effektiv zu tun, um sicherzustellen, dass Pressemitteilungen die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen (und dabei die Journalist*innen nicht zu belästigen). Tatsächlich geben 63% der PR-Fachleute an, dass es eine der größten Herausforderungen ist, die Aufmerksamkeit von Journalist*innen zu gewinnen. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Kunst des Nachfassens, mit bewährten Verfahren, den richtigen Kanälen und den besten PR-Tools, damit Ihre Geschichte in den Köpfen der Journalist*innen ganz oben bleibt.
Bewährte Verfahren für Ihre nächste Follow-up-Nachricht
Um ein Follow-up zu meistern, muss ein Gleichgewicht zwischen Beharrlichkeit und Verständnis gefunden werden. Die folgenden Techniken stellen sicher, dass Ihr Follow-up-Ansatz effektiv bleibt, ohne aufdringlich zu sein:
1.Warten Sie auf den richtigen Zeitpunkt:
Nachdem Sie Ihre Pressemitteilung verschickt haben, sind Sie natürlich sehr gespannt auf eine Antwort. Aber wie bereits erwähnt, erhalten Journalisten jeden Tag zahlreiche Anfragen. Gehen Sie also am besten davon aus, dass sie nicht sofort antworten können, und geben Sie ihnen eine angemessene Zeit, bevor Sie sich erneut melden. In Bezug auf E-Mail-Nachfassaktionen empfehlen die Quellen eine durchschnittliche Wartezeit von zwei bis vier Tagen.
Außerdem sollten Sie bedenken, dass der Tagesablauf von Journalist*innen von strengen Fristen diktiert wird. So ist es vielleicht keine gute Idee, vor 10 Uhr morgens eine E-Mail zu schreiben oder anzurufen, wenn die Journalist*innen ihren Tag planen oder kurz vor der Veröffentlichung stehen. Dies hängt sehr von der Journalistin ab, mit der Sie zu tun haben. Um sicherzustellen, dass Sie sie zur besten Zeit erreichen, ist es wichtig zu verstehen, wie ihr Zeitplan funktioniert.
2. Personalisieren Sie Botschaften:
Generell ist es immer am besten, wenn Sie wissen, mit wem Sie in Kontakt treten wollen. So können Sie Ihre Follow-up-Nachrichten auf jeden einzelnen Journalisten zuschneiden, um echtes Interesse und Respekt für die Arbeit zu zeigen und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, Aufmerksamkeit zu erregen.
Um eine Botschaft zu verfassen, die ankommt, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Respektvolle Beharrlichkeit
Eine der größten Herausforderungen bei einer Follow-up-Nachricht besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Nachricht nicht aufdringlich, sondern überzeugend wirkt. Achten Sie daher bei der Formulierung auf eine respektvolle Wortwahl und vermeiden Sie es, den Empfänger in irgendeiner Weise unter Druck zu setzen. Drücken Sie Ihr anhaltendes Interesse an einer Zusammenarbeit aus und würdigen Sie den Wert ihrer Zeit.
- Zeigen Sie Respekt und Wissen über die Arbeit der Person
Um zu zeigen, dass Sie genau wissen, mit wem Sie sprechen, und dass es sich nicht um einen Massen-E-Mail handelt, können Sie auf frühere Arbeiten oder kürzlich erschienene Artikel verweisen, die ebenfalls mit Ihrer Geschichte zu tun haben.
- Unterstreichen Sie die Relevanz Ihrer Geschichte
Journalist*innen kennen sich in ihrem Fachgebiet aus und verstehen ihre Zielgruppen besser als jeder andere. Da sie jedoch eine große Anzahl von Geschichten erhalten, kann es äußerst vorteilhaft sein, genau darzulegen, warum gerade Ihre Geschichte in der aktuellen Medienlandschaft von Bedeutung ist. Heben Sie die Aktualität, die Einzigartigkeit und die potenziellen Auswirkungen auf ihre Zielgruppe hervor.
Im „2022 PR Media Report“ von Global Results Communications gaben mehr als die Hälfte (58 %) der 1.015 befragten Journalist*innen an, dass sie Informationen, die sie von PR-Fachleuten erhalten, ablehnen, weil sie nicht mit der Zielgruppe ihrer Publikation/ihres Blattes übereinstimmen.
Darüber hinaus bewerteten sie Respekt und Verständnis für ihre Wünsche und Bedürfnisse als die wichtigste Eigenschaft eines PR-Profis, die sie am meisten schätzen. Wenn Sie also sicherstellen, dass die Relevanz Ihrer Geschichte für sie klar ist, wenn Sie eine Follow-up-Nachricht verfassen, werden Sie nicht nur ihre Aufmerksamkeit gewinnen, sondern auch einige Pluspunkte sammeln.
- Gehen Sie auf mögliche Bedenken ein
Wenn ein Journalist Vorbehalte oder Bedenken äußert gegenüber Ihrer Geschichte, sollten Sie diese in Ihrem Follow-up unbedingt ansprechen. Sie müssen zeigen, dass Sie zugehört haben, das Feedback zu schätzen wissen und bereit sind, zusammenzuarbeiten. Dies ist für den Aufbau guter Beziehungen zu Journalist*innen für künftige Kooperationen von großem Vorteil.
- Klare Aufforderung zum Handeln formulieren
Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft so klar wie möglich ist, mit einer eindeutigen Aufforderung zum Handeln, damit die Journalist*innen genau wissen, was Sie von ihnen verlangen. Ganz gleich, ob es sich um die Vereinbarung eines Gesprächstermins, die Bereitstellung zusätzlicher Informationen oder die Weitergabe relevanter Materialien handelt – wenn Sie einen offensichtlichen nächsten Schritt vorgeben, kann Ihre Nachricht schnell und einfach beantwortet werden.
3. Die Zusammenarbeit im Team:
Wenn Ihr Team über einen vollständigen Überblick über die jüngsten Interaktionen und das Engagement mit Journalist*innen verfügt, können Sie sicher sein, dass die nachfolgenden Nachrichten gut koordiniert und konsistent sind. Dies ist wichtig, um redundante oder widersprüchliche Mitteilungen zu vermeiden. Darüber hinaus kann ein Team, das zusammenarbeitet, seine Erkenntnisse bündeln, um das Messaging zu verfeinern und den Ansatz insgesamt zu optimieren.
4. Zusätzlichen Nutzen bieten:
Wenn Ihre letzte Interaktion nicht ausgereicht hat, um Interesse zu wecken, reicht es vielleicht nicht aus, sie nur auf Ihre vorherige E-Mail aufmerksam zu machen, um sie zu fesseln. Denken Sie daran, dass Ihr Follow-up eine gute Gelegenheit ist, zusätzliche Ressourcen oder Informationen anzubieten, die über das hinausgehen, was Sie in Ihrer ersten Nachricht angeboten haben, um eine Antwort zu erhalten. Vergessen Sie nicht, dass Journalisten Daten lieben. Nutzen Sie diese also als unmittelbare Beweise, die Ihre Erzählung untermauern und Ihr Angebot noch attraktiver machen. Dieser zusätzliche Wert kann zu Erfolg führen.
Ein Profi-Tipp aus unserem Leitfaden „Wie ticken Journalisten? Die Grundregeln für erfolgreiche Medienarbeit“ besagt, dass „die Bereitstellung von Daten Ihrem gemeinsamen Ziel dient, eine fesselnde und korrekte Geschichte zu erzählen, und ein sicherer Weg ist, um sich einen soliden Ruf als Anlaufstelle und Expert*in zu erarbeiten“.
Zusätzlich zu den Daten sollten Sie sich überlegen, ob es sich lohnt, die Extrameile zu gehen und Bilder und Videos in Ihr Pitch-Material aufzunehmen, um den Journalist*innen alles zu geben, was sie brauchen, um multimediale Online-Geschichten zu produzieren. Immer mehr Medien und Publikationen geben ihren Journalist*innen Zielvorgaben für die Seitenaufrufe, was bedeutet, dass sie anders über ihre Geschichten nachdenken müssen und darüber, wie sie die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich ziehen und halten können. Dies ist in erster Linie Shortform Content in sozialen Netzwerken für ein jüngeres Publikum und Longform Content, wenn Sie Ihre Einnahmen nachhaltiger planen.
Welche Kanäle eignen sich am besten?
Die Wahl des richtigen Kommunikationskanals für Ihr Follow-up kann dessen Wirksamkeit erheblich beeinflussen. Nicht alle Journalist*innen bevorzugen die gleiche Art der Kommunikation, daher ist es wichtig, sich anzupassen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie beim Follow-up beachten sollten:
- Email:
Die E-Mail ist nach wie vor ein wichtiger Bestandteil professioneller Kommunikation, zumal eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass 92 Prozent der Journalist*innen es vorziehen, Pitches per E-Mail auf einer Eins-zu-Eins-Basis zu erhalten. Dies ermöglicht ein persönliches Kennenlernen, eine effiziente Nachverfolgung der Kommunikation und einen einfachen Austausch von Dateien. Wenn dies die beste Methode für Sie ist, sollten Sie einige wichtige Taktiken beachten. Stellen Sie erstens sicher, dass Ihre Betreffzeile ansprechend und klar ist, da sie das erste ist, was ein Journalist sieht. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre E-Mails prägnant und leicht verdaulich sind und direkt auf den Punkt kommen. Fassen Sie das Wesentliche Ihrer Geschichte zusammen, betonen Sie ihre Relevanz und erkundigen Sie sich nach dem Interesse des Journalisten, darüber zu berichten.
- Anrufe:
Die PR Week hat herausgefunden, dass neun von zehn Journalist*innen es vorziehen würden, wenn PR-Fachleute per E-Mail statt per Telefon Kontakt aufnehmen würden. Obwohl Telefonanrufe aufdringlich sein können, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden, gibt es einen kleinen Prozentsatz von Journalist*innen, die sie immer noch bevorzugen.
Außerdem sind die Posteingänge schnell voll, da die E-Mail heute die wichtigste Form der beruflichen Kommunikation ist. Ein Anruf könnte also der beste Weg sein, um direkt in Kontakt zu treten und zu vermeiden, dass Ihre Nachricht in einem Meer von E-Mails untergeht.
- Social Media:
Je nachdem, wie aktiv die Journalistin oder der Journalist in den sozialen Medien ist, können Direktnachrichten ein effektives Mittel zur Nachbereitung sein. Wenn Sie diesen Kanal wählen, vermeiden Sie es, allzu vertraut oder informell zu wirken. Ähnlich wie bei E-Mails sollten Sie die Nachricht professionell, kurz und sachlich halten.
Sie können zusätzliche Pluspunkte sammeln, wenn Sie sich bereits mit Ihrem Kontakt auf Social-Media-Plattformen ausgetauscht haben. Das Liken, Retweeten oder Kommentieren von Beiträgen ist ein unaufdringlicher Weg, um eine Beziehung aufzubauen und eine Verbindung herzustellen, so dass Ihr Follow-up weniger aufdringlich wirkt.
Nutzen Sie Tools
Wie bereits erwähnt, geben 63% der PR-Profis an, dass es eine der größten Herausforderungen ist, die Aufmerksamkeit der Reporter zu gewinnen. Darüber hinaus geben 55% an, dass ihnen die Möglichkeiten zum Nachverfolgen von Chancen fehlen. Die Anwendung der oben genannten Techniken für das Verfassen von Follow-up-Nachrichten und die Auswahl der besten Kommunikationskanäle ist eine wichtige Grundlage für die Verbesserung der Medienkommunikationsstrategien. Doch wie können Sie die Effizienz weiter steigern, damit Sie tatsächlich die Zeit haben, neue Chancen zu verfolgen? Die Antwort liegt in den folgenden Strategien und PR-Tools, mit denen Sie Ihre Taktiken optimieren und den gesamten Prozess straffen können:
- Führen Sie eine Datenbank:
Führen Sie eine umfassende Datenbank mit den Journalist*innen, mit denen Sie in Kontakt getreten sind. Eine Mediendatenbank und ein Tool zur Kontaktaufnahme sind Ihre effektivste Ressource für die Kontaktverwaltung, die Verfolgung von Interaktionen und die Optimierung der Kontaktaufnahme. Sie können die Vorlieben und Interessen Ihrer Kontakte sowie die bisherige Zusammenarbeit mit Ihnen kontinuierlich verfolgen. All diese Informationen sind der Schlüssel zu Ihrer Follow-up-Strategie und helfen Ihnen, Ihren Ansatz auf jeden Einzelnen zuzuschneiden.
- Nutzen Sie Medienmanagement-Tools
Denken Sie daran, dass Ihr Follow-up eine Gelegenheit ist, zusätzliche Ressourcen anzubieten, die über das hinausgehen, was Sie in Ihrer ersten Nachricht angeboten haben, und wie bereits erwähnt, ist Multimedia auf dem Vormarsch. Wenn Sie also in Ihrer ersten Nachricht nichts dazu gesagt haben, sollten Sie es in Ihre Nachfassaktion aufnehmen.
Letztendlich müssen Sie in der Lage sein, Bilder, Videos und sogar Tondateien zusätzlich zu anderen Anhängen hinzuzufügen, um wirkungsvolle Mitteilungen zu erstellen. Und Sie sollten dies problemlos tun können, um Zeit zu sparen und sich Kopfschmerzen zu ersparen. Das Letzte, was Sie brauchen, ist ein Fehler bei der Dateigröße, wenn Sie versuchen, eine schnelle Antwort zu senden. Mit einer Mediendatenbank und einem Outreach-Tool werden Ihre medienintensiven Dateien auf einer einzigen Plattform gehostet, so dass die Dateigröße nie ein Problem darstellt. Unabhängig davon, welche Datei Sie an einen Journalisten senden, kann dieser sie problemlos auswählen und herunterladen, wodurch das Risiko von Fehlern ausgeschlossen ist und sichergestellt wird, dass Ihre Botschaft auch visuell überzeugt.
Journalist*innen möchten, dass Sie ihnen die Zusammenarbeit mit ihnen erleichtern. Sie werden es also zu schätzen wissen, dass Sie sich diese zusätzliche Mühe machen.
- Enhance Your Team Management:
Um sicherzustellen, dass Ihre gesamte Kommunikation gut koordiniert und konsistent ist, müssen Sie Ihre Teammanagementprozesse optimieren. Sie müssen zunächst dafür sorgen, dass alle Beteiligten die Interaktionen mit den Journalist*innen vollständig einsehen können. Und am besten ist es, wenn alle Informationen an einem Ort gespeichert und zugänglich sind.
Der Schlüssel dazu ist ein Media Response Desk, der Ihrem Team den Zugriff auf alle Interaktionen mit jedem Medienkontakt erlaubt. Die Abläufe im Team werden sich so verbessern und eine Menge Zeit und Ressourcen einsparen, denn alle Journalistenantworten, die Berichterstattung und die Interaktionen mit den Medien werden an einem Ort gespeichert und verwaltet.
- Ein Tool für alle Zwecke:
Wir haben bereits besprochen, wie wichtig es ist, Journalist*innen relevante Informationen mitzuteilen und diese für Sie und Ihr Team leicht zugänglich zu machen, damit sie schnell nachfassen können. Aber gehen Sie noch einen Schritt weiter und stellen Sie den Journalisten alle Informationen zu Ihrer Pressemitteilung sofort in einem dynamischen Newsroom zur Verfügung. Sie profitieren beide von der Benutzerfreundlichkeit und der Zeitersparnis, und für die Journalist*innen wird es einfacher denn je, auf das Material und die Ressourcen zuzugreifen, die sie für die Berichterstattung über Ihre Geschichten benötigen.
Mit einem Tool wie einem Online-Newsroom schaffen Sie ein nahtloses Gesamterlebnis – von der Veröffentlichung von Pressemitteilungen und der Bereitstellung von Multimedia-Inhalten bis hin zur Übermittlung von Nachrichten auf Ihren Social-Media-Kanälen und in Direktnachrichten. Darüber hinaus können Sie die Beobachtung von Interaktionen mit den Kontakten optimieren, indem Sie alle historischen Aktivitäten, wie z. B. protokollierte Gespräche, gesendete Pressemitteilungen und erzielte Berichterstattung, speichern.
Dieses Tool ist die ultimative Ressource für Sie und die Journalist*innen. Es erleichtert Ihnen die Arbeit und ermöglicht ihnen gleichzeitig den Zugriff auf alle Assets und Ressourcen im Zusammenhang mit Ihrer Pressemitteilung an einem einzigen Ort.