Dernière mise à jour le 6 septembre 2023

Politique de confidentialité – RGPD – Journalistes

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Politique de confidentialité de PR Manager

La présente politique de confidentialité vise à vous communiquer principalement des informations sur :

  • Qui nous sommes
  • Comment et pourquoi nous collectons, stockons, utilisons et partageons vos données à caractère personnel dans notre base de données de journalistes
  • Vos droits sur ces données et leurs traitements
  • Comment nous contacter et contacter les autorités de protection des données en cas de plainte
  • Le transfert de vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace Economique Européen

 

1. Qui sommes-nous ?

PR Manager est une plateforme logicielle hébergée dans le cloud et éditée par la société PR Manager basée au Royaume-Uni et dont le siège social est situé au Fora Montacute Yards, 186 Shoreditch High Street, London, E1 6HU.

PR Manager recueille et utilise des données à caractère personnel vous concernant dans sa base de données de contacts de journalistes.

Dans ce cadre, elle est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel qui est régi par le RGPD, son équivalent britannique (UK GDPR) et la loi britannique sur la protection des données de 2018 (UK Data Protection Act).

Conformément au RGPD, PR Manager a désigné un représentant dans l’Union européenne dont les coordonnées sont les suivantes : samantha.deeks@prgloo.com

 

2. Qu’est-ce que PR Manager ?

La plateforme PR Manager est utilisée par des professionnels de la communication à travers le monde pour pour gérer les demandes des médias et les prises de parole, envoyer des communiqués de presse, rechercher des journalistes, gérer les acteurs et personnes susceptibles de présenter un intérêt et toutes leurs tâches quotidiennes et stratégiques.

PR Manager est utilisé par des centaines d’organisations, dont des administrations nationales et locales, des entreprises du secteur public et privé et des milliers de professionnels de la communication.

 

3. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et traitons ?

Dans le cadre de notre activité, nous collectons et traitons actuellement les informations suivantes vous concernant, mais uniquement après avoir procédé à une évaluation minutieuse de votre intérêt à recevoir des informations et des actualités sur des sujets que nous pensons pouvoir vous intéresser.  Si, à l’issue de notre évaluation, nous estimons que cela pourrait vous intéresser, nous recueillons (lorsque cela est possible) les données suivantes auprès de sources publiques et professionnelles.

Veuillez noter que :

  • Nous n’ajoutons à notre base de données que les contacts qui travaillent actuellement dans les médias.
  • Lors de la recherche de coordonnées, nous utilisons les informations fournies par les journalistes eux-mêmes (sur leurs sites web, leurs profils de réseaux sociaux, etc.), par la publication pour laquelle le journaliste travaille (habituellement, la section « contactez-nous ») ou par une source réputée fiable de collecte d’informations. Nous n’utilisons pas de documents provenant d’une fuite, de documents qui étaient destinés à rester privés ou de documents relatifs à la vie privée d’un journaliste.
  • Lorsque nous recherchons un journaliste et que les informations disponibles à son sujet sont trop rares pour que nous puissions établir un profil suffisamment pertinent et complet, nous contactons le journaliste par email, par téléphone ou sur les réseaux sociaux pour lui demander s’il souhaite faire partie de la base de données et, si c’est le cas, quelles informations nous devons afficher sur son profil.

Les informons que nous recueillons sont uniquement professionnelles. Il s’agit des informations suivantes :

  • nom et prénom ;
  • publications/organes de presse pour lesquels vous travaillez ;
  • adresse électronique professionnelle ;
  • numéro de téléphone professionnel ;
  • numéro de portable professionnel ;
  • profil LinkedIn (lien uniquement) ;
  • page Instagram (lien uniquement) ;
  • site web professionnel ou page de profil d’auteur de votre publication (lien uniquement) ;
  • page Facebook (lien uniquement) ;
  • profil Twitter (lien uniquement) ;
  • pays dans lequel vous opérez ;
  • notre meilleure estimation de la portée géographique des articles que vous écrivez ;
  • les sujets sur lesquels vous écrivez (d’après l’historique de vos articles ou vos intérêts déclarés ou les deux) ;
  • les types de publications pour lesquelles vous écrivez (magazines, B2B, journaux, etc.) ;
  • votre méthode de contact préférée (y compris « n’accepte pas les communiqués de presse ») ; et
  • un ensemble d’articles résumés que vous avez écrits (s’ils sont disponibles) au cours des 60 derniers jours.

 

4. Comment et pourquoi nous recueillons vos données ?

Notre équipe recherche et collecte des données sur les professionnels travaillant actuellement dans les médias. Nous collectons ces données pour fournir une base de données actualisée de contacts médias à utiliser par nos clients.

Nos clients sont des professionnels des relations publiques et de la communication, qui communiquent des actualités et des informations à la communauté des journalistes par e-mail, sur les réseaux sociaux, en face à face ou par téléphone, en utilisant les données des profils professionnels des journalistes que PR Manager collecte ou qui nous sont proposées par le journaliste.

Les données à caractère personnel que nous traitons sont :

  • soit directement fournies par vous dans le but d’être ajoutées à notre base de données de contacts de journalistes ;
  • soit collectées à partir de sources accessibles au public en ligne comme le réseau social Twitter, les sites des publications de presse, etc. ;
  • soit obtenues par le travail de notre propre équipe interne ;
  • soit suggérées par nos clients.

Nous utilisons les données à caractère personnel que nous traitons pour :

  • constituer et actualiser notre base de données de contacts de journalistes incluant vos coordonnées, ainsi que des informations sur votre activité professionnelle (publications, sujets traités, liens vers les profils de réseaux sociaux, etc.) ;
  • fournir vos coordonnées à nos clients ;
  • gérer vos éventuelles questions et demandes d’exercice de droits (opposition, accès, rectification, etc.).

 

5. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous partageons vos données avec nos clients qui ont besoin de communiquer avec les médias.

Nous partageons également vos données avec :

  • nos sous-traitants (et notamment l’hébergeur de notre base de données) ;
  • les autorités judiciaires et policières ou d’autres autorités publiques et régulatrices si et quand cela est requis par la loi.

 

6. Sur quelle base légale reposent nos traitements ?

Les traitements décrits dans la présente politique de confidentialité reposent sur les intérêts légitimes poursuivis par PR Manager (à savoir l’exercice de son activité commerciale), ses clients (à savoir la gestion et la conduite de leurs actions de communication et de relations publiques). Nos traitements peuvent aussi être utiles aux journalistes (à savoir l’obtention d’actualités et informations nécessaires pour exercer leur profession).

Dans ce cadre, afin de nous assurer de préserver les intérêts, droits et libertés des personnes incluses dans notre base, nous prenons également des mesures appropriées pour nous assurer qu’elles sont informées du fait que nous traitons leurs données, et ce, dès leur intégration dans la base (lorsque cela est possible), que la possibilité de s’opposer aisément à ce traitement leur soit offerte lors de cette intégration (lorsque cela est possible) et à tout moment après et qu’elles puissent poser aisément à PR Manager des questions ou adapter leur profil.

 

7. Comment maintenons-nous vos données à jour ?

Pour mettre à jour les données figurant dans notre base, nous recourons principalement à 4 méthodes :

  • Twitter : si une bio Twitter change, nous modifions votre profil en conséquence. Cela nous permet souvent de savoir que vous travaillez pour une nouvelle publication ou que vous n’êtes plus journaliste.
  • Les alertes des clients : si un client nous signale que vous avez cessé d’être journaliste ou que vous avez changé de publication, nous modifions votre profil.
  • Nos propres recherches : si nous ne sommes pas en mesure de suivre un contact par les moyens ci-dessus, nous créerons également des rappels pour vérifier chaque contact sur la plateforme une fois tous les trois mois au minimum.
  • Des problèmes de distribution par e-mail : si un client envoie un communiqué à un journaliste et que cet e-mail ne parvient pas à son destinataire, notre équipe de recherche effectuera une recherche sur le profil du journaliste pour voir s’il a changé d’emploi ou s’il a quitté le journalisme. Dans tous les cas, son dossier sera mis à jour.

 

8. Pendant combien de temps nous conservons vos données ?

Nous conserverons vos données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable et aussi longtemps que nous serons en mesure de déterminer que vous êtes toujours actif en tant que journaliste.

Si nous constatons que vous n’exercez plus d’activité journalistique (par exemple, si vous n’avez pas publié de nouveaux articles pendant 6 mois ou plus), nous marquerons votre dossier comme « ex-journaliste », supprimerons tous les adresses électroniques et numéros de téléphone et nous fixerons un rappel pour revoir votre profil dans 6 mois.

Au bout de 6 mois, si vous n’êtes toujours pas actif en tant que journaliste, nous supprimerons complètement vos coordonnées de nos systèmes.

Nous supprimerons également vos informations si vous nous en faites la demande.

 

9. Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Espace Economique Européen et, le cas échéant, sous quelles garanties ?

Conformément à la règlementation, des transferts de données à caractère personnel en dehors de de l’Espace Economique Européen et du Royaume-Uni peuvent être mis en œuvre sous réserve que des garanties soient mises en place.

Nous procédons à de tels transferts dans le cadre de la fourniture de nos services à certains de nos clients qui ne sont pas établis en dehors de l’Espace Economique Européen et du Royaume-Uni.

Dans une telle hypothèse, ce transfert est :

  • soit opéré vers un pays assurant selon la Commission européenne un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel ;
  • soit encadré par la signature avec nos clients des clauses contractuelles types de la Commission européenne et de leur équivalent britannique.

 

10. Quels sont vos droits sur vos données ?

Vous disposez de plusieurs droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel, à savoir :

  • le droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données, ainsi qu’à plusieurs informations sur les traitements effectués (droit d’accès) ;
  • le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes (droit de rectification) ;
  • le droit d’obtenir l’effacement de données à caractère personnel vous concernant dans certains cas (droit d’effacement ou « à l’oubli ») ;
  • le droit d’obtenir la limitation des traitements de vos données à caractère personnel dans certains cas (droit à la limitation du traitement) ;
  • le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous avez fournies, dans un format structuré, et/ou de demander de transmettre ces données à un autre responsable de traitement, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur le contrat et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés (droit à la portabilité des données) ;
  • le droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée sans aucune intervention humaine ;
  • du droit de définir, modifier et révoquer à tout moment des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des données à caractère personnel vous concernant après votre mort, ainsi que le droit de désigner un tiers auquel les données vous concernant pourront être communiquées après votre mort.

Vous avez également le droit de vous opposer à la mise en œuvre de traitements de données à caractère personnel vous concernant (droit d’opposition).

Pour plus d’informations sur vos droits et les conditions dans lesquels vous pouvez les exercer, vous pouvez consulter :

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant au délégué à la protection des données de PR Manager à l’adresse suivante : dpo@prgloo.com.

Vous pouvez également exercer vos droits en remplissant le formulaire accessible à l’adresse :https://onclusive.typeform.com/dpo-fr

En cas de doute raisonnable, PR Manager sera amenée à vous demander des informations ou documents supplémentaires afin de vérifier votre identité.

Aucun paiement n’est exigé pour répondre aux demandes relatives à l’exercice des droits précités. Toutefois, conformément à l’article 12 du RGPD, lorsque les demandes d’une personne concernée sont manifestement infondées ou excessives, par exemple en raison de leur caractère répétitif, PR Manager pourra exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées ou refuser de donner suite à ces demandes.

La demande d’exercice de droits sera traitée dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Au besoin, ce délai peut toutefois être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes reçues.

 

11. Droit d’être informé

L’article 14 du RGPD exige que des informations spécifiques soient fournies à la personne concernée lorsque des données à caractère personnel la concernant, qui font l’objet d’un traitement, ne sont pas collectées auprès d’elle.

Afin de se conformer à cette exigence, nous déployons les mesures suivantes pour chaque contact ajouté dans notre base de données :

  1. La personne chargée de la recherche chez PR Manager fait des recherches sur un contact
  2. PR Manager détermine si ce contact doit être ajouté à la base de données ou non (en s’assurant que la personne a un intérêt à figurer dans la base de données et à être contacté par nos clients).
  3. Si le contact est ajouté à la base de données et que le contact a une adresse électronique, le responsable de la recherche enverra un e-mail à la personne concernée concernant son « Droit d’être informé », lui indiquant que nous l’avons ajouté à notre base de données, lui fournissant un lien vers notre politique de confidentialité et lui indiquant comment s’opposer, comment adapter son profil et comment poser des questions.
  4. Si le contact est ajouté à la base de données et qu’il n’a pas d’adresse électronique, mais qu’il possède un compte Twitter avec DM ouverts, nous enverrons ces informations de cette manière.
  5. Si le contact est ajouté à la base de données et qu’il n’a pas d’adresse électronique, ni de compte Twitter à partir duquel nous pouvons le contacter directement, nous essaierons d’autres méthodes (tels que via LinkedIn ou une mention sur un canal de réseau social si la personne concernée est active sur ces autres canaux).
  6. Si nous ne sommes pas en mesure de fournir les informations au contact de manière proactive, nous nous assurons alors que, si l’un de nos clients lui envoie un e-mail, le pied de page de cet e-mail contiendra un lien vers cette politique de confidentialité qui comprend toutes ces informations.
  7. Nous passerons régulièrement en revue tous les contacts auxquels nous n’avons pas été en mesure de fournir ces informations afin que, si la situation change (et que nous sommes en mesure d’identifier une adresse électronique ou une autre forme de communication directe via un canal de réseau social), nous puissions envoyer ces informations au journaliste.

 

12. Comment se plaindre

Nous espérons pouvoir résoudre toute question ou préoccupation que vous pouvez avoir concernant notre utilisation de vos données. Si vous souhaitez déposer une plainte auprès de nous, vous pouvez nous envoyer un courriel à l’adresse dpo@prgloo.com et nous examinerons votre plainte conformément à notre procédure de plainte.

Si vous n’êtes toujours pas satisfait, vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l’autorité de protection des données britannique, l’Information Commissionner Office (ICO). L’ICO peut être contactée à l’adresse https://ico.org.uk/concerns/ ou par téléphone : + 44 0303 123 1113. Son adresse postale est : Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF – Royaume-Uni. Son site Internet est accessible à l’adresse https://www.ico.org.uk.

Le RGPD vous donne également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle, en particulier celle de l’État de l’Union européenne (ou de l’Espace économique européen) dans lequel vous travaillez, vivez ou dans lequel toute infraction présumée à la réglementation en matière de protection de données à caractère personnel a eu lieu.

En France, il s’agit de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (coordonnées fournies ci-dessous). La CNIL peut être contactée à l’adresse https://www.cnil.fr/fr/plaintes ou par téléphone : + 33 1 53 73 22 22. Son adresse postale est : Commission nationale de l’informatique et des libertés – Service des plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 – France Son site Internet est accessible à l’adresse https://www.cnil.fr.

 

13. Que se passe-t-il en cas de modification de la politique de confidentialité ?

Si nous apportons des modifications que nous jugeons importantes à la présente politique de confidentialité, nous vous en informerons en publiant une annonce sur notre site Web. Vous pouvez également consulter cette politique de temps à autre pour prendre connaissance des mises à jour.

 

14. Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité, veuillez envoyer un e-mail dpo@prgloo.com.

Le siège social de PRgloo est situé au Fora Montacute Yards, 186 Shoreditch High Street, London, E1 6HU.
PRgloo est enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro de société : 08984741
Le numéro d’enregistrement auprès de l’ICO est : ZA076809

 

15. Avez-vous besoin d’une aide supplémentaire ?

Si vous souhaitez obtenir cette politique de confidentialité dans un autre format (par exemple : audio, gros caractères, braille), veuillez nous contacter (voir « Comment nous contacter ci-dessus »).