Los periodistas contemporáneos se encuentran inmersos en un flujo constante de historias, lo que aumenta la probabilidad de que los comunicados de prensa se extravién entre la multitud. Como profesionales de las relaciones públicas, la comunicación y el establecimiento de relaciones con los medios, el seguimiento de los periodistas se convierte en una práctica fundamental. Sin embargo, realizar este seguimiento de manera efectiva para asegurar que nuestro comunicado de prensa obtenga la atención que merece, sin molestar a los periodistas, representa un desafío complejo. De hecho, según el 63% de los expertos en relaciones públicas, captar la atención de los periodistas figura como uno de los principales desafíos.
En este artículo, exploraremos la habilidad de realizar un seguimiento de los periodistas, examinando las mejores prácticas, los canales adecuados y las herramientas de relaciones públicas más eficaces para mantener su historia en la mente de los periodistas en todo momento.
Buenas prácticas para tu próximo mensaje de seguimiento
Dominar el seguimiento implica encontrar un equilibrio entre persistencia y comprensión. Utiliza estas técnicas para asegurarte de que tu seguimiento sigue siendo eficaz sin resultar intrusivo:
1.Espera el momento oportuno
Después de enviar tu comunicado de prensa, es completamente natural estar emocionado por recibir una respuesta. Pero, como mencionamos antes, los periodistas reciben un flujo constante de propuestas todos los días. Así que lo mejor es asumir que quizás no puedan responder de inmediato y darles un tiempo razonable antes de volver a ponerte en contacto.
En cuanto al seguimiento por correo electrónico, los expertos recomiendan esperar un período de dos a cuatro días antes de retomar el contacto. Además, ten en cuenta que los periodistas siguen horarios ajustados, regidos por estrictos plazos. Por eso, no es aconsejable enviar correos electrónicos o hacer llamadas antes de las 10 de la mañana, ya que es el momento en el que suelen estar planificando su jornada o a punto de finalizarla. Es importante destacar que este horario puede variar según el tipo de periodista con el que te comuniques, así que es fundamental entender cómo funciona su horario para asegurarte de que te comunicas con ellos en el momento más adecuado.
2.Personaliza los mensajes
Como norma general, siempre es mejor saber con quién estás intentando conectar. Esto te ayudará a adaptar tus mensajes de seguimiento a todos y cada uno de los periodistas para mostrar un interés genuino y respeto por su trabajo, además de aumentar la probabilidad de captar su atención.
Para elaborar un mensaje que resuene, considera las siguientes estrategias:
- Persistencia respetuosa: uno de los principales retos de un mensaje de seguimiento es garantizar que resulte persuasivo en lugar de insistente. Por eso, cuando elabores tu mensaje, utiliza un lenguaje respetuoso y evita presionarles. Expresa tu interés por seguir colaborando y reconoce el valor de su tiempo.
- Muestra respeto y conocimiento de su trabajo: para demostrar que sabes exactamente a quién te diriges y que no estás simplemente enviando un correo masivo, considera la posibilidad de hacer referencia a su trabajo anterior o a artículos recientes que también resuenen con su historia.
- Refuerza la relevancia de tu historia: los periodistas son expertos en su materia y conocen mejor que nadie a su público objetivo. Sin embargo, dado que reciben una gran cantidad de historias, puede ser muy beneficioso explicar exactamente por qué la tuya en particular es importante en el panorama actual de los medios de comunicación. Destaca tu actualidad, singularidad e impacto potencial en su público objetivo.
Sabías que…
En el informe «2022 PR Media Report» de Global Results Communications, más de la mitad (58%) de los 1.015 periodistas encuestados afirmaron que, cuando desestiman la información recibida de los profesionales de las relaciones públicas, se debe a que no se ajusta al público objetivo de su publicación o medio.
Además, consideran que el respeto y la comprensión de lo que quieren y necesitan es la característica más importante que aprecian de un profesional de las relaciones públicas. Por lo tanto, si te aseguras de que la relevancia de tu historia les queda clara a la hora de elaborar un mensaje de seguimiento, no solo captarás su atención, sino que también ganarás puntos.
- Aborda las posibles preocupaciones: si un periodista ha expresado inquietudes en respuesta a tu propuesta inicial, aborda siempre estas cuestiones en el seguimiento. Tendrás que demostrar que les has escuchado, que valoras sus comentarios y que estás dispuesto a colaborar. Esto será muy beneficioso para forjar relaciones sólidas con los periodistas de cara a futuras colaboraciones.
- Ten una clara Call to Action (CTA): asegúrate de que tu mensaje sea lo más claro posible, con una CTA clara para que sepan exactamente lo que les pides. Ya se trate de concertar una llamada, proporcionar información adicional o compartir materiales relevantes, establecer un siguiente paso obvio hace que tu mensaje sea rápido y fácil de responder.
3.Colabora en equipo
Si tu equipo tiene plena visibilidad de las últimas interacciones y contactos con los periodistas, puedes estar seguro de que los mensajes de seguimiento están bien coordinados y son coherentes. Esto es vital para evitar comunicaciones redundantes o contradictorias. Además, trabajar en equipo puede poner en común los conocimientos para perfeccionar los mensajes y optimizar el enfoque general.
4.Ofrece valor adicional
Si tu última interacción no logró captar su interés por completo, simplemente recordar tu correo electrónico anterior podría no ser suficiente para atraer su atención. Recuerda que el seguimiento representa una valiosa oportunidad para proporcionar recursos adicionales o información que vaya más allá de lo ofrecido en tu mensaje inicial, con el fin de despertar una respuesta. Ten en cuenta que a los periodistas les atraen especialmente los datos, así que utilízalos como pruebas inmediatas que respalden tu historia y hagan que tu propuesta resulte aún más atractiva. Este valor añadido brindará al periodista una razón concreta y sólida para comprometerse contigo.
Un consejo clave de nuestra guía «¿Qué llama la atención de los periodistas? Cinco consejos para relacionarte con los medios de comunicación» es proporcionar datos que contribuyan a contar una historia precisa y convincente, consolidando tu reputación como fuente confiable y experto en la materia.
Además de los datos, es valioso incorporar imágenes y vídeos en tu material de presentación para brindar a los periodistas los recursos necesarios para crear historias multimedia en línea. Con un aumento en los objetivos de páginas vistas en los medios de comunicación, los periodistas deben adoptar enfoques innovadores para cautivar a la audiencia, especialmente a través de contenido multimedia, como destaca el informe «Tendencias y Predicciones 2023 en Periodismo, Medios y Tecnología«.
“[…] este año, observamos una explosión de creatividad en la narración de vídeos cortos en las redes sociales, impulsada por la generación joven. Veremos a más editores adoptar estas técnicas a medida que los vídeos se alargan en busca de ingresos sostenibles.”