Dans ce dernier article de cette série en 4 parties sur la mesure des RP, nous passons en revue les éléments à inclure et à mettre en avant dans vos rapports RP afin de fournir les insights les plus stratégiques et les plus pertinents.
Pour mesurer les RP de manière proactive, il vous faut un rapport qui suscitera de l’intérêt au sein de votre équipe et de votre organisation. En fonction du contexte, vous devez donc anticiper et vous demander quelles sont les insights importants à partager, mais aussi identifier les informations que vous pouvez mettre de côté.
Vous pouvez alors utiliser les données et les analyses de votre rapport pour identifier les domaines dans lesquels vous avez plus ou moins réussi et eu plus ou moins d’impact. Par exemple :
- L’efficacité des informations partagées par votre entreprise, votre client ou vos concurrents
- Les retombées et types de médias avec lesquels vous avez réussi à interagir ou non
- Les messages qui ont résonné ou non auprès de votre audience
Dans cet article, nous vous expliquons comment présenter les résultats de votre stratégie de communication dans un rapport RP. Vous trouverez ci-dessous trois bonnes pratiques en matière de rapports et d’évaluation RP destinés aux dirigeants et responsables de la communication.
1. Structure et présentation
En particulier pour une audience de dirigeants, commencez votre rapport par un résumé des enseignements et insights clés sur quelques slides. Ils apprécient notamment les graphiques, les tableaux et les listes de retombées, mais des rapports de mesure RP efficaces doivent également contenir des analyses de haut niveau sur la manière dont les données présentées affecteront vos stratégies à venir. Cela permet également de vous assurer que si votre rapport n’est pas lu dans son intégralité, les informations importantes auront tout de même été transmises.
Par exemple, lorsque vous effectuez le suivi de votre part de voix et de votre impact médiatique par rapport à vos concurrents, examinez pourquoi, par exemple, votre organisation est plus performante en termes de part de voix, mais pas d’impact. Qu’est-ce que votre concurrent fait différemment ? Examinez sa couverture media et portez une attention particulière à tous les sujets et publications importants. Il s’agit d’une opportunité idéale pour mettre en lumière les changements stratégiques que vous souhaitez réaliser ou les domaines où vous et votre équipe avez surpassé la concurrence.
Si vous partagez un tout nouveau rapport ou de nouveaux indicateurs, n’oubliez pas d’ajouter un glossaire des termes clés afin qu’aucune confusion ne puisse être possible et qu’aucune question ne survienne quant aux éléments présentés. Votre objectif est de montrer comment la situation a évolué au fil du temps, comment vos stratégies de communication ont été affectées et comment cela a impacté votre entreprise. Pour y parvenir, vous aurez besoin de termes et d’indicateurs très clairs.
2. Les points forts
Après le résumé des enseignements, il est recommandé de diviser votre rapport en différentes sections spécifiques, en indiquant les résultats en premier. Les résultats peuvent mettre en avant la couverture médiatique (Presse écrite & online, TV/Radio, plateformes sociales) vis-à-vis de la marque. Après l’aperçu global, précisez encore plus les informations, surtout si des changements importants se sont produits au fil du temps.
Il est important de présenter les résultats clés délivrés par la couverture Earned et Owned Media. La presse associe-t-elle, et associez-vous votre entreprise aux sujets les plus importants de votre secteur d’activité ? L’un de vos concurrents utilise-t-il un message plus pertinent que celui de votre entreprise actuellement ? Tirez parti de ces réflexions pour déterminer si vous souhaitez effectuer le suivi d’autres messages et mots-clés, par exemple des noms de fonctionnalités ou de produits, des termes relatifs à des campagnes ou annonces ultérieures, ou encore des noms de porte-paroles.
Plus important encore, tenez toujours compte de l’objectif principal du rapport. Souhaitez-vous des informations sur la concurrence comme la part de voix, l’impact et la couverture media ? Vos dirigeants se soucient-ils uniquement de l’influence de vos activités sur les objectifs généraux de l’entreprise ? Il est facile de tomber dans le piège d’utiliser votre rapport pour simplement fournir des données, mais ne perdez pas de vue votre objectif. Assurez-vous de vérifier que chaque élément du rapport aide à soutenir le point que vous voulez démontrer.
3. Rédigez votre rapport, évaluez, réajustez et recommencez
Utilisez vos rapports pour vérifier que vous êtes sur la bonne voie en vue d’atteindre vos objectifs business, marketing et RP. Si ce n’est pas le cas, partagez vos recommandations sur les éléments à ajuster. Exploitez vos indicateurs afin d’actualiser les stratégies selon les besoins tout en mettant en avant les réussites et les opportunités.
Vos rapports doivent être personnalisés en fonction des stratégies globales actuellement en place, mais aussi en fonction des objectifs que vous avez définis pour mettre en œuvre ces stratégies. Organisez-les en plusieurs parties clairement identifiées et faciles à comprendre dans les slides et sections de votre rapport.
Un rapport réussi présente vos résultats en regard de chaque objectif tout en étant personnalisé et applicable à toute personne à laquelle les informations sont destinées. Vous avez alors non seulement plus de personnes intéressées par vos rapports, mais bénéficiez aussi probablement de plus de reconnaissance, et avez plus de chance d’obtenir un budget plus élevé et des opportunités de promotion.
Votre entreprise n’est pas statique, alors vos rapports ne doivent pas l’être non plus. N’ayez pas peur de prendre du recul afin d’examiner et évaluer à nouveau vos données !
Cet article conclut notre série. Lisez le premier, le deuxième et le troisième article de cette série « Mesure des RP » pour comprendre tous les tenants et aboutissants de la croissance RP !